In meinen 15 Jahren als Führungskraft habe ich immer wieder erlebt, wie entscheidend der Umgang mit schwierigen Kollegen für den Erfolg eines Teams ist. Die Frage ist nicht ob man schwierigen Persönlichkeiten begegnet, sondern wann. Ich habe Situationen durchlebt, in denen Konflikte monatelang unterschwellig brodelten und die Teamleistung massiv belasteten. Um ehrlich zu sein: Lehrbuchlösungen funktionieren dabei selten. Der Schlüssel liegt darin, praxisnahe Strategien zu entwickeln und flexibel zu bleiben – genau darum geht es in diesem Artikel.
Verständnis für die Ursachen von schwierigem Verhalten
Ehrlich gesagt, wenn man schwierige Kollegen nur oberflächlich betrachtet, übersieht man oft die wahren Gründe hinter ihrem Verhalten. In einem Projektteam 2018 hatten wir einen Kollegen, der ständig blockierte. Später stellte sich heraus, dass er schlicht überfordert war und Angst hatte, Fehler einzugestehen.
Aus meiner Erfahrung ist es entscheidend, das Umfeld und die Motive zu verstehen. Manchmal steckt persönlicher Druck dahinter, manchmal ein ungelöster Konflikt mit der Führungsebene. Ein harter aber fairer Reality-Check: Wir können Verhalten nur dann positiv beeinflussen, wenn wir wissen, was es antreibt.
Praxisansatz: Offene Gespräche führen, aber nicht zwischen Tür und Angel. Ich habe mir angewöhnt, bei Konflikten erst einmal eine Kaffee-Runde mit der Person zu machen. Ohne PowerPoint, ohne Tagesordnung – einfach zuhören. Das öffnet Türen, die sonst verschlossen bleiben.
Klare Kommunikation als Fundament
Look, die meisten Probleme eskalieren, weil Kommunikation unklar oder indirekt war. In einem Kundenprojekt haben wir mal einen Kollegen, der E-Mails wie aus dem Juristenhandbuch schrieb. Ergebnis: Niemand verstand, worauf er hinauswollte.
Was funktioniert: kurze, klare Botschaften, fokussiert auf Fakten, nicht auf Emotionen. Ich nutze oft Check-In Meetings (max. 15 Minuten), um sicherzustellen, dass alle im gleichen Film sind. MBA-Programme predigen komplizierte Feedback-Methoden, doch in der Praxis reicht oft ein einfacher Satz wie: „Mir ist aufgefallen, dass…“ statt Anschuldigungen.
Die Realität ist: Wer authentisch, präzise und gleichzeitig respektvoll kommuniziert, reduziert Konflikte um mindestens die Hälfte.
Grenzen setzen – Freundlich, aber bestimmt
Schwierige Kollegen testen Grenzen. Ich erinnere mich an einen Vertriebsleiter, der ständig Deadlines verschob und trotzdem die größte Bühne beanspruchte. Am Anfang hat jeder Rücksicht genommen – bis die Stimmung kippte.
Hier hilft nur eines: klare Grenzen. Nicht aggressiv, sondern konsequent. Ich habe damals eingeführt, dass verspätete Reports nicht mehr in den Team-Sessions diskutiert werden. Das war unbequem, aber ab da kamen die Zahlen plötzlich pünktlich.
Professionell Grenzen ziehen bedeutet, Verantwortung für die Teamdynamik zu übernehmen. Ein „Nein“ zum falschen Verhalten ist ein „Ja“ zur gemeinsamen Leistung.
Emotionale Intelligenz bewusst einsetzen
Ich habe gelernt: Fakten überzeugen oft langsamer als Empathie. Ein schwieriger Kollege muss nicht unbedingt ein schlechter Mensch sein – manchmal fehlt ihm schlicht Wahrnehmung für seine Wirkung.
Als ich Emotionale Intelligenz bewusster einsetzte – aktiv zuhören, nonverbale Signale deuten, eigene Emotionen kontrollieren – wandelte sich die Situation sogar mit einem notorisch negativen Mitarbeiter. Sobald er spürte, dass man seine Sorgen ernstnimmt, war er auf einmal kooperativer.
Die Praxis zeigt: Emotionale Intelligenz ist kein „Soft Skill“, sondern ein Business-Motor. Studien belegen, dass Teams mit empathischen Leadern bis zu 20% produktiver sind. Der Umgang mit schwierigen Kollegen am besten gelingt, wenn Kopf und Herz zusammenspielen.
Unterstützung von Dritten nutzen
Manchmal reicht die eigene Autorität nicht. 2019 hatten wir einen Fall, in dem zwei Kollegen konstant aneinandergerieten. Jeder Versuch der Moderation scheiterte. Die Lösung kam erst, als wir einen externen Mediator hinzuzogen. Innerhalb von zwei Workshops war klar: Es ging gar nicht um die Sache, sondern um Anerkennung.
Das zeigt: Unterstützung von HR, Coaches oder auch einem Mentor einzuschalten ist kein Zeichen von Schwäche, sondern von Professionalität. Manchmal braucht es einen neutralen Blick, um festgefahrene Rollenbilder aufzulösen. Auf Plattformen wie karrierebibel.de finden sich zahlreiche Ansätze, die auch im Alltag helfen können.
Den Fokus auf Ergebnisse lenken
Was ich immer wieder beobachte: Wenn man schwierige Kollegen im Prozess verliert, dann oft, weil Emotionen zu sehr im Vordergrund stehen. Der Game Changer für mich war – immer wieder auf Ergebnisse zurückzuführen.
Beispiel: Ein Kollege unterbrach ständig Meetings. Statt ihn öffentlich bloßzustellen, habe ich die Gesprächsrunden auf messbare Ziele gelenkt: „Wie trägt dein Punkt zu unserem Ziel bei?“ Nach drei Sitzungen hatte sich sein Verhalten merklich reguliert.
Der Realitätstest: Wer Ergebnisse in den Mittelpunkt stellt, zwingt auch schwierige Kollegen, ihre Energie produktiver einzusetzen.
Eigene Rolle reflektieren
Ein typischer Fehler von Führungskräften ist, die Schuld nur beim anderen zu suchen. Ich habe das auch gemacht – bis ein Mentor mir den Spiegel vorhielt. Oft triggern wir selbst schwieriges Verhalten, ohne es zu merken.
Seitdem frage ich mich regelmäßig: Trage ich ungewollt dazu bei, dass die Situation eskaliert? Und: Habe ich meine Erwartungen klar genug formuliert? Ein ehrlicher Selbst-Check spart oft Monate an Konfliktdynamik.
Die Praxis zeigt: Wer bereit ist, sein eigenes Verhalten zu hinterfragen, findet deutlich schneller einen konstruktiven Umgang mit schwierigen Kollegen.
Langfristige Kultur der Zusammenarbeit fördern
Das große Bild nicht vergessen: Schwierige Kollegen bringen Probleme, aber sie sind auch Symptom einer tieferen Kulturfrage. Ich habe Unternehmen gesehen, die Konflikte nur überbrückten – ohne an der Kultur zu arbeiten. Nach drei Jahren stand man wieder am gleichen Punkt.
Langfristig braucht es eine Kultur, in der klare Kommunikation, gegenseitiger Respekt und Ergebnisorientierung selbstverständlich sind. Hier gilt: Vorleben statt nur predigen. Als Führungskraft ist man immer der Spiegel.
Das Ziel sollte sein, nicht nur schwierige Verhaltensweisen zu managen, sondern Rahmenbedingungen zu schaffen, in denen sie gar nicht erst überhandnehmen.
Fazit
Der beste Umgang mit schwierigen Kollegen ist kein Standardrezept, sondern ein Mix aus Verständnis, klarer Kommunikation, Grenzziehung und langfristiger Kulturarbeit. Die Wahrheit ist: Manchmal wandeln sich Beziehungen überraschend positiv – manchmal bleibt die Zusammenarbeit eine Herausforderung. Doch wer diese Strategien aus der Praxis konsequent anwendet, gewinnt am Ende ein stärkeres Team.
FAQs zum Thema „am besten Kollegen Umgang schwierig“
Wie erkennt man schwierige Kollegen frühzeitig?
Meist an wiederholten Mustern: ständiges Unterbrechen, negative Stimmung oder Blockaden bei Entscheidungen.
Sollte man schwierige Kollegen direkt konfrontieren?
Ja, aber in respektvollem Ton. Konfrontation ohne Eskalation ist der Schlüssel.
Kann man wirklich jeden Kollegen „verändern“?
Nein. Manche Persönlichkeitsstrukturen sind festgefahren, hier hilft nur Grenzziehung.
Wie vermeide ich Eskalationen im Team?
Durch klare Kommunikation, regelmäßige Feedback-Schleifen und frühzeitiges Eingreifen.
Wann ist HR der richtige Ansprechpartner?
Wenn Konflikte repetitive Muster zeigen und persönliche Gespräche keine Lösung bringen.
Welche Rolle spielt Empathie wirklich?
Eine zentrale – ohne Empathie bleibt Vertrauen oberflächlich.
Ist es besser, Distanz zu halten?
In manchen Fällen ja, wenn Nähe nur zu Reibung führt.
Wie gehe ich mit passiv-aggressivem Verhalten um?
Benennen, auf Fakten beziehen und Transparenz einfordern.
Sollte man immer ein Mediationsgespräch anstreben?
Nicht immer, aber oft ist es ein wirksamer Schritt, bevor Eskalation droht.
Wie verhindere ich, dass ein schwieriger Kollege das ganze Team runterzieht?
Indem man Gruppenziele ins Zentrum rückt und positives Verhalten belohnt.
Kann die Führungskraft allein alles lösen?
Nein, Teamdynamik erfordert gemeinsame Verantwortung.
Wie setze ich gesunde Grenzen?
Konsequent und freundlich – klare Spielregeln schaffen Sicherheit.
Welche Fehler sind beim Umgang typisch?
Ignorieren, zu emotional reagieren oder unklare Ansagen machen.
Wie wichtig ist Selbstreflexion in diesem Kontext?
Sehr wichtig – oft beginnt die Lösung bei der eigenen Haltung.
Welche Rolle spielt die Unternehmenskultur?
Eine fundamentale – sie prägt, ob schwieriges Verhalten toleriert oder reguliert wird.
Kann man aus schwierigen Kollegen manchmal Verbündete machen?
Ja, wenn man die Ursachen erkennt und Brücken baut.