Jeder kennt das Gefühl, wenn der Schreibtisch voller Aufgaben liegt und der Kalender aus allen Nähten platzt. Die eigentliche Kunst besteht darin, nicht nur mehr zu arbeiten, sondern am besten Prioritäten zu setzen. In meinen 15 Jahren als Führungskraft habe ich gelernt, dass falsches Setzen von Prioritäten viel teurer ist als ein einzelner Fehler in der Umsetzung. Die Realität ist: Wer nicht bewusst entscheidet, welche Aufgaben wichtig und welche verzichtbar sind, wird schnell zum Getriebenen im eigenen Job.
Im Folgenden teile ich acht Schlüsselerfahrungen, die mir und meinen Teams geholfen haben, das Thema Prioritäten in der Arbeit wirklich zu meistern.
Klarheit über Unternehmensziele schaffen
Die Basis für jede Priorisierung ist Transparenz darüber, worauf das Unternehmen wirklich hinaus will. Klingt selbstverständlich, aber ich habe unzählige Situationen erlebt, in denen Teams an Aufgaben arbeiteten, die null Einfluss auf die strategischen Ziele hatten.
Als ich vor Jahren ein Projektteam führte, stellte ich fest, dass 40% der Ressourcen in Nebenaktivitäten gebunden waren – Dinge, die „nett“ waren, aber nicht wesentlich. Durch ein offenes Gespräch mit dem Vorstand haben wir unsere Prioritätenliste neu sortiert und konnten in sechs Monaten die Ergebnisquote um 12% steigern.
Das setzt voraus, dass Mitarbeiter regelmäßig Einblick in die Unternehmensstrategie erhalten. Ein Tipp: Beginne jede Woche mit der Frage, ob deine drei Hauptaufgaben auf die Strategie einzahlen. Wenn nicht, gehören sie gestrichen oder an eine andere Stelle verschoben.
Die 80/20-Regel wirklich anwenden
Jeder kennt die Pareto-Regel: 20% der Aufgaben bringen 80% des Ergebnisses. Doch in der Praxis wird sie selten stringent angewendet. Ich habe in mehreren Projekten erlebt, dass Mitarbeiter an vermeintlich „gleich-wichtigen“ Aktivitäten arbeiten, nur um am Ende festzustellen, dass die entscheidenden 20% liegen geblieben sind.
Das Problem ist psychologisch: Menschen tendieren dazu, einfache Aufgaben zuerst zu erledigen, auch wenn deren Wirkung gering ist. Als Führungskraft habe ich deshalb ein Prinzip eingeführt: Jede Morgenbesprechung startet mit der Frage „Was bringt uns heute den größten Hebel?“ Allein diese Veränderung hat dazu geführt, dass Projekte schneller umgesetzt wurden.
Wenn du am besten Prioritäten setzen bei der Arbeit willst, musst du den Mut haben, 80% deiner To-dos auf Eis zu legen und dich knallhart auf die 20% zu konzentrieren.
Unterscheide zwischen Dringend und Wichtig
Ein Klassiker, aber nach wie vor der größte Stolperstein. Dringende Aufgaben springen dich sofort an – Mails, Anrufe, kurzfristige Anfragen. Wichtige Aufgaben hingegen sind langfristiger Natur und zahlen direkt auf Ziele ein. In einem meiner Teams haben wir eine Zeitlang „SOS-Modus“ gespielt – alles war dringend, nichts wichtig. Das Ergebnis: Burnout und Zielverfehlung.
Erst als wir konsequent nach Eisenhower-Matrix entschieden, änderte sich das Bild. Dinge, die dringend, aber unwichtig waren, haben wir delegiert oder automatisiert. Ergebnis: 25% weniger Überstunden in drei Monaten.
Wer am besten Prioritäten setzen Arbeit will, muss lernen, Wichtigkeit über Dringlichkeit zu stellen. Es ist ein ständiger Kampf, aber einer, der sich auszahlt.
Nein sagen als Führungsqualität
Die härteste Lektion, die ich lernen musste: „Nein“ zu sagen. Vor allem, wenn es von oben kommt. Ich erinnere mich an eine Situation, in der mein Team einen neuen Report für das Management erstellen sollte, zusätzlich zu einem laufenden Großprojekt. Wir haben die Anfrage angenommen, um „hilfsbereit“ zu wirken. Ergebnis: Das Hauptprojekt verzögerte sich um vier Wochen.
Heute weiß ich: Ein Nein zur falschen Aufgabe ist ein Ja zur richtigen. Und das ist keine Schwäche, sondern eine Führungsqualität. Mitarbeitern die Erlaubnis zu geben, bewusst Aufgaben abzulehnen, hat in meinem Team die Effizienz um 15–20% gesteigert.
Prioritäten sichtbar machen
Listen im Kopf sind Gift. Ich habe gelernt, dass Prioritäten sichtbar und greifbar sein müssen – für einen selbst und für andere. Ob Kanban-Board, Projektmanagement-Tools oder klassische Whiteboards: Sobald eine Prioritätenliste Schwarz auf Weiß steht, sehen alle, worauf es ankommt.
Einmal habe ich mit einem Kundenunternehmen gearbeitet, das zwar eine Strategie hatte, aber keine visualisierte Prioritätenliste. Folge: Jeder Abteilungsleiter verfolgte eigene Ziele. Nach Einführung eines einheitlichen Projekt-Dashboards reduzierten sich Doppelarbeiten um 30%.
Wenn du deine Prioritäten schriftlich oder digital darstellst, schaffst du Transparenz, Verbindlichkeit und bessere Kontrolle.
Zeitblöcke schaffen statt Multitasking
Multitasking ist ein Mythos. Ich habe unzählige junge Mitarbeiter gesehen, die fünf Fenster gleichzeitig offen hatten und glaubten, produktiv zu sein. Am Ende waren sie erschöpft und unkonzentriert.
Besser: Arbeit in klaren Zeitblöcken strukturieren. Ich selbst arbeite seit Jahren nach einem Prinzip: Morgens zwei Stunden Fokuszeit ohne E-Mail, Teams oder Meetings. Dieser Ansatz hat meine persönliche Produktivität um fast 40% erhöht.
Das bedeutet nicht, dass man starre Abläufe braucht. Doch wenn Kernaufgaben in abgeschirmten Zeiträumen erledigt werden, sinkt die Fehlerquote und steigt die Geschwindigkeit.
Teams in die Priorisierung einbinden
Viele Führungskräfte machen den Fehler, Prioritäten im Alleingang festzulegen. In einem Projekt im Jahr 2020 habe ich das genauso gemacht – mit katastrophalem Ergebnis. Das Team war weder überzeugt noch motiviert, da sie keinen Einfluss auf die Entscheidungen hatten.
Seitdem gilt für mich: Gute Priorisierung passiert gemeinsam. Wir nutzen kurze Workshops, in denen jeder seine Sicht auf die wichtigsten Aufgaben gibt. Daraus entsteht nicht nur bessere Akzeptanz, sondern auch eine realistischere Gewichtung. Interessanterweise sind es oft die Teammitglieder aus der operativen Ebene, die die besten Hinweise zur Relevanz geben.
Flexibilität bei sich ändernden Rahmenbedingungen
Prioritäten sind nie in Stein gemeißelt. Märkte ändern sich, Kundenanforderungen ebenso. Ich erinnere mich an die Corona-Pandemie, als wir innerhalb von Wochen ganze Prioritätenlisten über den Haufen werfen mussten. Projekte, die zuvor Top-Priorität hatten, waren plötzlich irrelevant.
Wer am besten Prioritäten setzen bei der Arbeit will, muss also zweierlei tun: konsequent, aber flexibel bleiben. Ein regelmäßiger Check – etwa monatlich – hilft, alte Prioritäten zu hinterfragen und neue zu setzen. Unternehmen, die das verstanden haben, sind nach meiner Erfahrung deutlich krisenfester.
Fazit: Prioritäten setzen als dauerhafte Führungsaufgabe
Am Ende ist Prioritätensetzung keine einmalige Methode, sondern eine Daueraufgabe. Die Kunst liegt darin, Klarheit, Mut und Disziplin zu verbinden – mit der Bereitschaft, Neues zu adaptieren. In meiner Erfahrung schlägt Praxis die Theorie deutlich. Wer abstrakte Modelle auf den Alltag herunterbricht, gewinnt Geschwindigkeit, Effizienz und Glaubwürdigkeit.
Ich empfehle jedem, einen persönlichen wöchentlichen Prioritäten-Check einzubauen und Teams regelmäßig einzubeziehen. So wird Priorisierung nicht zur Last, sondern zum echten Erfolgsfaktor.
FAQs zum Thema „am besten Prioritäten setzen Arbeit“
Warum ist Prioritätensetzung im Job so entscheidend?
Weil Zeit das knappste Gut ist und falsche Prioritäten unmittelbar Produktivität und Ergebnisse mindern.
Wie erkenne ich die wirklich wichtigen Aufgaben?
Frage dich konsequent: Welche Aufgaben zahlen direkt auf die Unternehmensziele ein?
Welche Tools helfen mir, Prioritäten zu setzen?
Kanban-Boards, Eisenhower-Matrix und Projektmanagement-Software wie Asana oder Trello sind bewährte Hilfsmittel.
Was tun, wenn alles gleich dringend wirkt?
Aufteilung in dringend vs. wichtig. Meist zeigt sich, dass nur 20% echten Einfluss haben.
Wie sage ich professionell Nein?
Kommuniziere den Nutzen: „Wenn wir das machen, riskieren wir Verzögerung beim Hauptprojekt.“
Wie kann ich mein Team einbeziehen?
Regelmäßige Workshops oder kurze Abstimmungen schaffen Akzeptanz und bessere Ergebnisse.
Kann man Prioritäten zu oft ändern?
Ja, dann verliert man Fokus. Anpassungen sollten in klaren Zyklen erfolgen – z. B. monatlich.
Welche Rolle spielt Führung dabei?
Führungskräfte schaffen Klarheit, geben Orientierung und schützen ihre Teams vor unnötigen Aufgaben.
Wie vermeide ich Multitasking?
Plane feste Zeitblöcke und reduziere Ablenkungen wie E-Mails oder Messenger während Kernaufgaben.
Was tun bei Konflikten zwischen Abteilungen?
Ein gemeinsames Dashboard und klare Unternehmensziele sorgen meist für Einigkeit.
Wie messe ich den Erfolg meiner Prioritäten?
Über Output-Metriken: Projekt-Durchlaufzeiten, Kostenreduktionen oder Mitarbeiterzufriedenheit.
Kann KI beim Priorisieren helfen?
Ja, durch Datenanalyse. Aber am Ende braucht es menschliches Urteilsvermögen.
Wie gehe ich mit kurzfristigen Krisen um?
Akzeptiere die Verschiebung, halte aber nach der Krise wieder an Kernprioritäten fest.
Sind persönliche Prioritäten genauso wichtig wie berufliche?
Absolut. Nur ausgeruhte Mitarbeiter liefern nachhaltig gute Arbeit.
Muss man immer die Unternehmensziele an erste Stelle setzen?
Nicht blind. Manchmal sind kurzfristige Kundenbedürfnisse wichtiger. Balance ist entscheidend.
Wie behalte ich täglich Überblick über meine Prioritäten?
Nutze Checklisten oder digitale Tools, überprüfe sie täglich in fünf Minuten.